Praca we własnym biznesie różni się od pracy u kogoś jedną podstawową cechą – nikt nam nie mówi, co mamy robić i nie rozlicza nas z realizacji celów. (No, chyba, że klient, jeśli akurat coś dla niego robimy).
Dla wielu osób stanowi to problem. No bo nie dość, że trzeba zarabiać, robić marketing i kontaktować się z klientami, to jeszcze mamy tworzyć nowe produkty lub usługi, bo przecież chcemy rozwijać nasz biznes. Trzeba to wszystko jakoś ze sobą pogodzić. A do tego, są takie dni, kiedy nic nam się nie chce. Myślimy wtedy, że w sumie przydałby się taki kierownik nad głową, który by nam powiedział, co mamy robić, żeby nie musieć samej się nad tym zastanawiać 🙂
Dziś porozmawiamy więc o tym, jak ogarnąć planowanie w biznesie. Jak sprytnie dzielić czas między cele długoterminowe i bieżączkę oraz o tym, jak przełożyć plany na codzienne działania. Zaczynajmy!
Zawsze, kiedy nie wiadomo od czego zacząć, to znaczy, że warto zacząć od planu. Celem jest zaplanować sobie pracę w taki sposób, żeby robiąc jedną rzecz nie mieć wyrzutów sumienia, że nie robimy tych wszystkich innych.
Jestem dużą zwolenniczką tzw. podejścia zwinnego. Polega ono na tym, że mamy ogólny obraz tego, co chcemy osiągnąć, wiemy, dokąd dążymy, jednak dajemy sobie przyzwolenie na zmianę planów w trakcie realizacji i ich dostosowywanie do zmieniających się okoliczności. W trakcie realizacji możemy zmieniać poszczególne decyzje, szczegółowy kształt produktu lub termin.
Poniższa gradacja celów na projekty i mniejsze zadania jest metodą, którą wypracowałam na podstawie zebranej z różnych źródeł wiedzy. Ja z niej korzystam, może przyda się i tobie.
Cele długoterminowe
Ustal, jakie są twoje cele długoterminowe. Mogą to być cele finansowe, a mogą to być kamienie milowe w rozwoju twojej firmy. Ja zwykle zastanawiam się nad nimi w perspektywie roku, ale możesz je wyznaczyć nawet w perspektywie 3-letniej.
Takim celem finansowym może być na przykład zarobienie na sprzedaży swoich produktów i usług 80 000 zł w przyszłym roku (rozumiane jako przychód albo dochód – to już zależy od Ciebie, choć wiadomo, że liczy się zysk, a nie ile pieniędzy przepuścimy przez maszynkę).
Przykładowym zestawem kamieni milowych na rok jest: zrobienie nowej strony internetowej, stworzenie linii 3 produktów, przeprowadzenie kampanii promocyjnych dla każdego z tych produktów, osiągnięcie danego poziomu rozwoju social mediów, osiągnięcie danej wielkości listy mailingowej.
Ważne jest to, aby cele długoterminowe wynikały z naszej strategii, czyli z tego, w jaki sposób chcemy zarabiać, w jaki sposób komunikować się z klientami i jakimi kanałami. Jeśli jeszcze nie posiadasz takiej strategii, to napisz do mnie, umówimy się na wirtualną kawkę i pogadamy o tym, czego teraz potrzebujesz (za darmo, żeby było jasne).
12-tygodniowe bloki
W kolejnym kroku, każdy cel długoterminowy, jaki sobie wyznaczyłaś rozbijamy na „projekty”, które można w całości wykonać w ciągu 12 tygodni. Więcej o tej metodzie możesz przeczytać tutaj.
Bardzo istotne jest, aby nie przesadzić z ilością projektów do realizacji w ciągu 12 tygodni. Dlatego dobrze oceń siły na zamiary. O wiele bardziej produktywne będzie wyznaczenie 3 celów na najbliższe 12 tygodni i skupienie się na ich realizacji, niż wyznaczenie 15 celów i ciągłe lawirowanie między nimi.
Jeśli miałabym wyznaczyć projekty na 12-tygodniowy blok wynikające z wyżej przedstawionych celów długoterminowych byłyby to przykładowo: napisanie ebooka, przygotowanie i przeprowadzenie dla niego kampanii promocyjnej, stworzenie identyfikacji wizualnej marki.
12 tygodni to okres na tyle krótki, że jest koniec jest cały czas na horyzoncie. Przykładowo, zaczynając nowy rok z myślą, że nowy produkt ma powstać do końca marca to coś innego, niż myśl, że ma powstać w tym roku 😉 Ponadto, łatwo rozłożyć duży projekt na tygodnie, a co za tym idzie na poszczególne dni.
Plany miesięczne i tygodniowe
Przechodząc do planowania krótkoterminowego musimy mieć przed oczami zarówno nasze projekty 12-tygodniowe, jak i czynności bieżące.
Dlatego planując miesiąc powinnyśmy w nim uwzględnić zadania wynikające z celów 12-tygodniowych oraz takie aktywności, jak:
- rozmowy / spotkania z klientami,
- prowadzenie kont w social mediach,
- pisanie treści na stronę www lub bloga,
- działania marketingowe,
- robienie zdjęć (jeśli korzystasz z własnych).
Warto też zaplanować czas na obserwowanie kluczowych dla naszej działalności wskaźników (nie tylko finansowych).
3 najważniejsze zadania dnia
Jak już wiemy, jakie są nasze cele na dany miesiąc i tydzień, rozbicie ich na codzienne zadania powinno być łatwe. Ale samo planowanie nie wystarcza.
Bardzo częstym problemem jest zaczynanie dnia nie tych zadań, co trzeba. Rano, kiedy większość z nas jest najbardziej produktywna, spędzamy czas na tworzeniu posta na Instagrama (a przy okazji spędzimy pół godzinki na czytaniu postów innych osób), czytaniu maili, itd. Nim się obejrzymy, jest popołudnie i czas na pracę się kończy.
Dlatego proponuję Ci zapisywanie sobie każdego dnia wieczorem w kalendarzu 3 najważniejszych zadań na kolejny dzień. Powinny one korespondować z Twoimi celami na dany tydzień. I następnego dnia te 3 zadania powinny być pierwszymi, jakie wykonasz. Innymi słowy, nie robisz danego dnia nic innego, dopóki nie wykreślisz z listy 3 zadań. Proste? Tylko takie się wydaje 🙂 Koniecznie wypróbuj to w praktyce.
***
Mam nadzieję, że opisany przeze mnie sposób przejścia od celów długoterminowych do codziennych zadań będzie dla Ciebie praktyczną wskazówką, jak możesz to zorganizować u siebie. Jeśli masz jakieś spostrzeżenia lub pytania, to daj znać w komentarzu.
Dobry artykuł? Podziel się z innymi:
Świetne i zwięzłe kompendium. I bardzo ładna szata graficzna bloga. Przyjemnie się czyta:)
Dziękuję 🙂