Jak zrobić webinar na żywo? Plan działań krok po kroku

Kto brał kiedyś udział w webinarze na żywo? Pan, pani, ja i pewnie Ty też.

Z perspektywy odbiorcy – uczestnika  – wszystko wydaje się proste. Klikam w linka, pojawia się gość lub gościówka i o czymś opowiada przez godzinę pokazując prezentację. Żegna się i dostaję maila z podziękowaniem za udział. Niezbyt wielka filozofia.

Jeśli jednak choć przez chwilę rozważałaś zorganizowanie własnego webinaru na żywo, to z pewnością zauważyłaś, że to wierzchołek góry lodowej i że jest znacznie więcej do zrobienia, niż może się wydawać.

Dlatego przygotowałam ten artykuł. Aby dać Ci action plan, czyli instrukcję, co trzeba zrobić krok po kroku, aby zorganizować wydarzenie na żywo. Możesz je nazwać webinarem, szkoleniem, warsztatem, masterclassem albo jakkolwiek inaczej, nie ma to znaczenia 🙂

No to zaczynamy

Faza 0. Cel webinaru

Zanim przystąpisz do realizacji planu i rozpoczniesz przygotowania do organizacji wydarzenia online, musisz wiedzieć, jaki jest jego CEL.

Czy to będzie promocja Twojego produktu lub usługi? (webinary sprzedażowe są najczęściej spotykaną formą tego typu spotkań w internecie)

Czy to będzie edukacja odbiorców mająca na celu zbudowanie Twojego wizerunku ekspertki?

Czy to będzie po prostu budowanie / pogłębianie relacji z odbiorcami?

Od celu będzie zależał plan działań, więc nie pomijaj tego punktu pod żadnym pozorem!

Faza 1. Przygotowania

1.1. Prezentacja

Fazę przygotowań do webinaru proponuję zacząć od zadania, które jest największą kobyłą, czyli od stworzenia prezentacji. Dlaczego? Ponieważ to prezentacja:

• będzie odzwierciedleniem celu, jaki chcesz osiągnąć,
• pokaże Ci czarno na białym, z czym wyjdą uczestnicy wydarzenia, co będzie potrzebne na etapie tworzenia materiałów promocyjnych,
• będzie ulegała modyfikacjom na etapie dalszych prac, których w przeciwnym wypadku możesz nie wyłapać.

Aby stworzyć prezentację proponuję trzy kroki:

1. Przygotować outline, czyli plan prezentacji w punktach lub – po prostu – spis treści.
2. Przygotować szablon graficzny.
3. Uzupełnić szablon treściami.

Na koniec pracy z prezentacją, koniecznie zweryfikuj, czy materiał, jaki przygotowałaś spełnia cel wydarzenia z Twojej perspektywy oraz czy spełnia obietnicę, jaką złożysz uczestnikom na etapie promocji wydarzenia.

1.2. Platforma webinarowa

Na rynku platform do organizacji webinarów w ostatnich latach zrobiło się dosyć monopolistycznie. Albowiem większość webinarów przejął Zoom. Narzędzie nienajtańsze (od $16 w rozliczeniu miesięcznym i $150 w rozliczeniu rocznym), ale proste w obsłudze, pozwalające „pomieścić w pokoju” 100 uczestników w najtańszym planie i co najważniejsze – niezawodne. Nawet jeśli Twój internet, jako prowadzącej, zawiedzie podczas spotkania, to uczestnicy na nim pozostają, kiedy wracasz.

Innym, dosyć popularnym narzędziem do organizacji webinarów jest stary dobry YouTube. Ma on tą zaletę, że po zakończonym spotkaniu masz je już na gotowo w internecie i nie musisz nigdzie go dodatkowo wrzucać.

Ja korzystam z Zooma, wykupuję subsrypcję miesięczną tylko na okresy, kiedy go potrzebuję. Ale w najbliższym czasie chciałabym wypróbować popularne w wielu korporacjach Teamsy oraz Google Meet.

Jak już wybierzesz i wykupisz wybraną platformę webinarową, to czas na kolejny punkt.

1.3. Stworzenie spotkania / wydarzenia

Po wybraniu daty i godziny wydarzenia, na wybranej platformie utwórz spotkanie. Jest Ci ono potrzebne już na tym etapie po to, abyś mogła wysyłać linka do spotkania osobom, które się zapiszą. A ten link będzie Ci potrzebny już za chwilkę.

1.4. Landing Page webinaru

Skoro już masz plan, prezentację i linka do spotkania, czas przygotować elementy, które umożliwią uczestnikom zapisanie się na Twoje wydarzenie. Zwykle odbywa się to za pomocą tzw. strony lądowania, czyli Landing Page.

Jest to prosta, pojedyncza strona, na której opisujesz wydarzenie i dajesz możliwość zapisania się w formie formularza zapisu do newslettera*. Podstawowe elementy, jakie powinny znaleźć się na landingu to:

• tytuł, podtytuł webinaru
• data i godzina wydarzenia
• opis korzyści dla uczestnika
• skrót agendy
• info o Tobie, jako organizatorze
• formularz zapisu na webinar.

* Jeśli nie masz założonego newslettera (listy mailingowej), to powinien być to pierwszy krok. Zanim zabierzesz się za organizację webinaru, powinnaś mieć możliwość zbierania i zarządzania danymi swoich potencjalnych uczestników. Zapraszam Cię do udziału w bezpłatnym szkoleniu „Newsletter, który sprzedaje”, aby dowiedzieć się, jak to zrobić.

1.5. Automatyczny mail do zapisanych osób

Każdy kto zapisze się na Twój webinar, powinien od razu po zapisie otrzymać automatycznego maila, w którym informujesz o szczegółach wydarzenia i umieszczasz linka do spotkania. Ustawiasz to na swojej platformie do obsługi mailingu. Kolejne techniczne kroki to:

• najpierw na platformie mailingowej tworzysz odpowiednią grupę/segment dla osób, które zapiszą się na webinar,
• w formularzu zapisu na Landing Page’u webinaru podpinasz właśnie tę grupę,
• tworzysz automatyzację, która po dołączeniu nowego subskrybenta do tej konkretnej grupy, wyśle mu maila z informacjami o wydarzeniu.

Na tym kończymy fazę przygotowań i przechodzimy do równie ekscytującej fazy promocji Twojego wydarzenia.

Faza 2. Promocja webinaru

We wszystkich poniższych punktach rekomenduję wcześniej przygotować sobie materiały i treści. Jest tego naprawdę sporo, a i tak zawsze w ostatniej chwili wprowadza się jakieś poprawki, dodaje nieplanowane relacje, czy odpowiada na wiadomości prywatne, więc ręce są pełne roboty.

Ilość maili, postów, itd. będzie zależała od tego, na ile dni zaplanujesz promocję. Moim zdaniem dobrze jest zacząć przynajmniej tydzień przed webinarem.

2.1. Zdjęcia w tle i bio w social mediach

Zaczynamy od podstaw, czyli od zmiany zdjęć w tle i notki biograficznej na każdej platformie social mediowej, na której jesteś. Nie zapomnij o grupach na Facebooku i LinkedIn’ie, którymi administrujesz.

Na zdjęciach powinna pojawić się grafika promująca Twoje wydarzenie + link do zapisu (najlepiej i na grafice i w opisie zdjęcia). W bio powinien pojawić się link z krótkim zaproszeniem na webinar.

2.2. Informacja o webinarze na własnej stronie internetowej

Warto przygotować tymczasowy baner promocyjny webinaru i wrzucić go na stronę główną na czas promocji. Dodatkowo lub oprócz tego, możesz w menu dorzucić pozycję „webinar” i podlinkować tam swojego landing page’a z zapisami.

Warto też przygotować pop-up z formularzem zapisu, który wyświetli się wszystkim osobom, niezależnie na którą podstronę trafią.

2.3. Maile promocyjne

Kilka maili z zaproszeniem na webinar, które wyślesz do całej swojej listy mailingowej. Możesz dać linka do strony zapisu, a możesz zrobić tzw. one-click, dzięki czemu Twoi subskrybenci nie będą musieli wypełniać formularza zapisu, tylko po kliknięciu w dany link od razu trafią do grupy webinarowej (trzeba na to stworzyć odpowiednią automatyzację).

2.4. Posty na social media

Przygotowanie materiałów na swoje kanały w social mediach. Zdjęcia, filmy, grafiki + teksty to nich. Wszystko powinno zawierać jedno CTA: zapisz się na webinar.

2.5. Maile do osób, które się zapisały

W trakcie trwania kampanii promocyjnej warto też „podgrzewać” grupę osób, która już się zapisała na webinar. Twoim głównym celem powinna być maksymalizacja frekwencji na żywo, bo jednak nagranie to nie ta sama energia. Jest to istotne zwłaszcza jeśli planujesz podczas webinaru część sprzedażową.

W każdym z tych maili (a powinno być ich kilka, w tym jeden kilka minut przed rozpoczęciem spotkania) dajesz linka do spotkania i zachęcasz do udziału na żywo.

2.6. Reklama

Ten punkt jest opcjonalny, ale jeśli planujesz uruchomić reklamę swojego wydarzenia, to w tym punkcie trzeba przygotować teksty i grafiki oraz uruchomić reklamę na poszczególnych platformach.

2.7. Treści powiązane tematycznie

To co z pewnością warto zrobić oprócz powyższych punktów, to umieścić na wszystkich swoich platofrmach bezpłatne treści, które będą tematycznie nawiązywały do Twojego webinaru. Dotyczy to bloga, podcastu oraz kanału na YouTubie. W tych treściach zachęcasz do zapisu na webinar i podajesz linka również w opisach.

(Po webinarze możesz zmienić opisy lub zrobić przekierowanie ze strony zapisu na webinar na jakąś inną stronę, np. zapisu na Twój newsletter, żeby w przyszłości nie przegapić żadnego wydarzenia.)

Jeśli przychodzą Ci do głowy inne sposoby promocji wydarzenia, to też je zaplanuj w tej fazie, a my lecimy dalej.

Faza 3. Webinar

Nadszedł punkt „0”, czyli dzień naszego wydarzenia. Tutaj przygotowałam dla Ciebie checklistę, co warto zrobić i sprawdzić zanim wejdziesz na żywo.

• Przygotować sprzęt – mikrofon, kamera, lampa
• Przygotować pomieszczenie, w którym będziesz prowadzić webinar (biurko, światło, tło)
• Sprawdzić link do spotkania + czy działa dźwięk, video, ustawić odpowiednio kamerę
• Jeszcze raz przejść całą prezentację, najlepiej w trybie pełnoekranowym
• Rano wysłać maila do zapisanych osób z przypomnieniem o webinarze
• Ustawić automatycznego maila do zapisanych osób, który wyśle się przed samym webinarem
• Automatyczny mail, który wysyła się do nowozapisanych osób – zmienić teksty o dacie wydarzenia „dzisiaj”
• Mail / posty w SM (ostatni moment, żeby się zapisać)
• Wyłączyć reklamy webinaru
• Przygotować sobie wodę do picia
• WEBINAR – nie zapomnieć o nagraniu spotkania 🙂
• Po zakończonym webinarze wrzucić nagranie spotkania na Vimeo, YouTube lub inną platformę video, skąd będziesz mogła je udostępniać
• Mail do uczestników (wszystkich zapisanych osób) po zakończonym webinarze z podziękowaniem za przybycie i linkiem do nagrania (opcjonalnie dzisiaj, może być też następnego dnia, warto przygotować go sobie wcześniej)

Faza 4. Dzień po webinarze

Tutaj nastąpią inne działania, w zależności od tego, czy podczas webinaru otworzyłaś sprzedaż, czy też nie. W tym pierwszym przypadku będzie więcej pracy – wiadomo, rozpoczynasz kampanię sprzedażową, ale to temat na odrębny artykuł (a raczej książkę haha).

Tutaj skupię się tylko i wyłącznie na zadaniach związanych z webinarem.

Oto, co powinnyśmy zrobić dzień po wydarzeniu na żywo:

• Mail do uczestników (wszystkich zapisanych osób) po zakończonym webinarze z podziękowaniem za przybycie i linkiem do nagrania (o ile nie wysłałaś go wczoraj)
• Zmiana automatyzacji webinarowej pod kątem osób, które zapiszą się po terminie. Ja daję linka do nagrania wydarzenia, a po upływie dostępu całkowicie wyłączam automatyzację.
• Zdjęcia w tle i bio w social mediach – zmiana na sprzedażowe (o ile rozpoczęłaś kampanię sprzedażową) lub powrót do poprzednich
• Ściągnąć info o webinarze ze swojej strony www
• Edytować lub usunąć formularz zapisu na webinar ze swoich wpisów blogowych, podcastów i video
• Usunąć pop-up z zapisem na webinar, zamienić na sprzedażowy lub poprzedni

Faza 5. Dalsze działania

Tak jak wcześniej wspomniałam, tych działań po webinarze na żywo będzie znacznie więcej, jeśli prowadzisz sprzedaż. To, o czym warto pamiętać w kontekście samego webinaru, to maile z nagraniem spotkania do zakończenia sprzedaży lub do upływu wyznaczonego terminu.

I na sam koniec nie zapomnij ściągnąć nagrania. Najłatwiej to zrobić nadając mu status „prywatne” na swojej platformie video.

Koniec!

Prościzna, prawda? 🙂

Jeśli artykuł był dla Ciebie przydatny i chcesz pobrać plan działań, który tutaj opisałam w formie szablonu Asany lub arkusza Google, wypełnij poniżej swoje dane, a za chwilę dostaniesz je na maila 👇👇👇

Dobry artykuł? Podziel się z innymi: